Virtuel, présentiel ou hybride? Les organisateurs d’événements se posent mille et une questions cette année. Tout comme en 2021, le contexte est complètement différent de celui de 2019, où le mode « virtuel » n’était que très peu utilisé. La situation en 2022 nous pousse à nouveau à repenser la formule pour les années à venir et à offrir plus de flexibilité aux participants.
Le virtuel
Au-delà de la situation sanitaire qui l’impose actuellement, le mode virtuel est aujourd’hui très prisé, car il permet de concilier facilement travail et vie personnelle. Nombreux sont ses avantages : une gestion de l’horaire familial simplifiée et une diminution des dépenses (frais de déplacement, de repas, d’hôtel, et cetera). À première vue, suivre une formation dans le confort de son foyer parait donc plus avantageux pour le participant. Pourtant, cette formule a aussi ses limites : les échanges entre participants y sont moins favorables, le réseautage est moins fructueux et, à terme, cela se ressent sur le développement d’affaires. Pour les partenaires commanditaires, cette formule peut aussi affecter le retour sur investissement, car les occasions de conversations et d’échanges impromptus pour présenter leurs services et produits n’y sont pas favorables.
Un gros avantage du virtuel, enfin, c’est qu’il permet de bonifier la participation et d’aller chercher une cible géographiquement plus éloignée.
Le présentiel
Certains n’attendent que ça et diront « ENFIN! » à la participation à un événement en présentiel. L’être humain est de nature sociable et c’est tout à son intérêt de faire des rencontres, de réseauter et de vivre des expériences enrichissantes qui le sortent de son quotidien.
Ces deux années d’expérience en virtuel l’ont prouvé : rien ne remplace un face-à-face et une présence physique pour créer de l’énergie positive et faire naitre de la créativité lors d’un événement. Cette spontanéité est plutôt difficile à reproduire à travers les écrans…
Néanmoins, la recette prépandémie d’un congrès sur 3 jours peut aujourd’hui paraitre contraignante pour des participants qui n’ont plus l’habitude de s’absenter sur une trop longue période.
L’hybride
C’est donc un OUI aux événements hybrides! Bien que nécessitant un peu plus d’organisation et de logistique, la combinaison du présentiel et du virtuel a la cote. Elle permet d’allier le dynamisme du présentiel au côté pratique du virtuel pour rejoindre ainsi un public plus large. Pour les partenaires, l’événement hybride offre une double visibilité intéressante; et pour les organisateurs, cela rime souvent avec plus de billets vendus!
Par exemple, pour concilier le meilleur des deux mondes,vous pourriez proposer le congrès en présentiel sur une journée seulement, en bonifiant l’événement d’une journée virtuelle la veille avec une activité interactive ou une conférence exclusive en ligne offerte aux participants.
LA CLÉ
Créer un événement rentable et assurer une expérience positive, autant pour les participants que pour les partenaires.
Nos recommandations
Voici quelques pistes qui susciteront peut-être une réflexion et qui vous permettront de mieux orienter votre prochain événement.
Sondage :
Intéressez-vous à ce que souhaitent vos participants potentiels. Il est primordial de connaitre leurs besoins et intérêts ainsi que leurs disponibilités pour adapter l’événement en fonction de ceux-ci. Quelles sont les attentes de vos participants? Est-ce d’augmenter leurs connaissances via des formations, ou bien d’échanger avec des professionnels du milieu et de réseauter? Les résultats du sondage vous aideront certainement à bien vous aligner et vous feront réaliser qu’il est maintenant impossible de faire du copier-coller d’un événement datant de 2019. Le monde de l’événementiel s’est transformé en un clin d’œil!
Formule :
On n’est jamais trop d’avance en événementiel! Il faut commencer à y penser le plus tôt possible et, même si le contexte est encore incertain, il ne faut pas attendre trop pour définir la formule de l’événement. Pour cela, en plus de sonder vos participants quant à leurs attentes, posez-vous les bonnes questions. Quel est le but de l’événement? Est-ce de former ou de divertir? Est-ce un forum de partage et d’échange, ou un blitz de formations? N’importe quel événement prend du temps à organiser, surtout quand on change la recette habituelle. Ne tardez pas à y penser!
Budget :
Attention, selon la formule choisie, il faut penser aux facteurs et aux besoins qui peuvent impacter les dépenses! C’est à prendre en considération quand vous construisez votre plan de partenariat et établissez les tarifs d’inscription de vos participants.
- Virtuel $$ (vidéoconférence)
- Présentiel $$$ (location d’un espace durant une plus longue période, location de mobilier, repas…)
- Hybride $$$ (vidéoconférence, location d’un espace durant une plus courte période, repas…)
Participants :
En présentiel, soyez informé des normes sanitaires et restez à l’affut du nombre maximum de participants permis dans un espace. Cela aura certainement un impact et pourrait restreindre le nombre de kiosques, en plus de réduire vos revenus.
Commandites :
Selon la formule choisie, offrez des idées et une visibilité adaptée qui fera rayonner votre partenaire auprès d’un maximum de participants. Il faut vous assurer que les tarifs demandés soient justifiés et qu’il y ait de l’équité entre les commanditaires.
L’équipe d’AB Marketing travaille au quotidien sur des événements aux formules différentes et se spécialise dans le volet de la vente et de la commandite. Nous avons été témoins de la transformation qui s’est imposée en mars 2020. Ayant une grande capacité d’adaptation et beaucoup de créativité, nos conseillères marketing se font un devoir d’offrir des pistes de réflexion et de proposer des idées adaptées à la nouvelle réalité événementielle. Une proposition de commandites pour un partenaire ciblé est toujours le fruit d’une réflexion stratégique en amont. Ainsi, nous travaillons dans le plus grand intérêt de nos clients et de leurs partenaires.