Propre à sa flexibilité habituelle, le monde de l’événementiel a su rapidement s’adapter au cours des derniers mois pour transformer ses événements et les ajuster à sa nouvelle réalité.

Alors que les expressions « présentiel » et « virtuel » font partie depuis un certain temps du langage courant des experts en marketing événementiel, vient déjà le moment d’en intégrer une nouvelle : les événements « hybrides », qui combinent présentiel et virtuel.

La question qui se pose désormais est : comment réussir son événement hybride? Voici quelques étapes faciles qui vous aideront certainement dans vos préparatifs!

1. Équilibrer le présentiel et le virtuel

Un bon événement hybride sait trouver un juste milieu entre le présentiel et le virtuel. Attention : ici, on ne cherche pas, par exemple, à filmer un événement en présentiel pour ensuite le diffuser aux gens qui n’auront pas pu se déplacer. On pense plutôt à une formule comme un événement qui se déroule sur deux jours, avec une journée en virtuel et une autre en présentiel. Certains moments clés peuvent être communs aux deux, tels que le mot de bienvenue et/ou de conclusion. Cette formule a l’avantage d’offrir plus de flexibilité aux participants, dont l’agenda est souvent chargé, et ainsi augmenter l’auditoire!

2. Planifier son budget

Il faut garder en tête qu’un événement hybride nécessite l’organisation de deux types d’événements aux besoins bien différents. On doit donc penser autant à l’utilisation de la vidéoconférence qu’au mobilier. Une bonne planification permet d’éviter de mauvaises surprises et d’équilibrer adéquatement les différents éléments.

L’objectif n’est évidemment pas de doubler les coûts d’un événement qui aurait été exclusivement en présentiel ou en virtuel; une formule hybride permet par exemple de réduire les coûts de location de salle, car les besoins ne sont pas aussi grands. Elle offre également aux participants de vivre une expérience plus engageante que le virtuel unique, car après plusieurs mois à la maison, plusieurs ont envie de se rendre sur place. Le tarif pour les participants et les commanditaires devra lui aussi en tenir compte et être ajusté en conséquence.

3. Adapter le programme de chaque journée

Lors de la préparation de la programmation, il faut prendre en considération que le déroulement de la portion virtuelle de l’événement sera différent de celui de la partie présentielle. En présence, les participants seront probablement très heureux de se retrouver et auront la motivation d’assister à plusieurs panels ou conférences au cours de la journée. Les pauses n’ont pas besoin d’être aussi fréquentes ou longues que dans le cas d’une journée virtuelle. Du côté virtuel, on optera au contraire pour des séances courtes afin de ne pas perdre l’attention de l’auditoire.

4. Créer de l’engouement

Enfin un événement qui n’est pas entièrement virtuel! C’est une belle occasion de célébrer, mais surtout d’impliquer les participants avant même qu’il ne commence. Plusieurs idées peuvent être mises de l’avant : envoi d’un fond d’écran virtuel, distribution d’objets promotionnels, utilisation d’un mot-clic, diffusion d’une vidéo promotionnelle, etc. Laissez aller votre imagination!

Côté publicité, il faut penser à adapter les opportunités de visibilité à chacun des segments de l’événement. Par exemple, dans le cas d’un événement hybride, on peut offrir de faire une allocution à l’introduction ou la conclusion qui sera vue autant par les participants en présentiel qu’en virtuel. On pourra ensuite réfléchir à des bannières Web pour le volet virtuel, et ainsi de suite. L’important est de personnaliser la visibilité afin de ne pas créer de doublons.

5. Faire le pont entre le virtuel et le réel

Il s’agit d’une étape critique dans l’organisation d’un événement hybride. En règle générale, les participants s’inscrivent à des événements dans le but de réseauter. Il est donc essentiel de s’assurer que cela puisse se produire autant sur place qu’à la maison. Encore une fois, il faut faire preuve d’imagination, que ce soit en créant des sondages en temps réel, des kiosques virtuels, des plateformes d’échanges… toutes les idées sont bonnes!

Les événements hybrides auront sûrement la cote dans les prochains mois. Reste à voir si cette nouvelle tendance est là pour durer. La possibilité de réduire les coûts d’organisation, d’aller rejoindre un plus large auditoire, d’offrir plus de flexibilité aux participants et même de pouvoir conserver et repartager les contenus développés pour l’événement sont certainement des avantages qui influenceront les organisations à favoriser cette approche.

Et vous, envisagez-vous une formule hybride pour vos prochaines activités?